KAMUS DATA DAN STUKTUR KODE

KAMUS DATA DAN STUKTUR KODE

A.    KAMUS DATA / DATA DICTIONARY (DD)

Kamus data disebut juga dengan istilah sistem data dictionary adalah katalog

fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasipendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Dengan kamus data system analisis dapat mendefinisikan data yang mengalirpada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi tentang dataflow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store.

Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detailtentang DAD yang mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu juga untukmenghindari pengunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun secaraabjad.

Adapun kegunaan dari kamus data adalah :                       

1. Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.

2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-laporan.

3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file.

4. Mengembangkan logika untuk proses-proses DAD ( Diagram Alir Data )

Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yangdicatat. Maka data harus memuat hal-hal sebagai berikut :

1. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flowdiagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka

yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih lanjuttentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinyadengan mudah di kamus data.

2. Alias

Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama mempunyai

nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.

3. Tipe Data atau Bentuk Data

Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentukdokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan computer, laporan terarah,tampilan layar dimonitor, variabel, parameter dan field-field adalah bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat di kamus data.

4. Arus Data

Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.

Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencariarus data di dalam data flow diagram.

5. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus

data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

6. Periode

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatatdi kamus data karena dapat digunakan untuk mendefisinikan kapan input dataharus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dankapan laporan-laporan harus dihasilkan.

7. Volume

Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume rata-rata

dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arusdata yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan volume puncakmenunjukkan volume yang terbanyak.

8. Struktur Data

Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dariitem-item atau elemen-elemen data.

Notasi Kamus Data

Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe Data dan Notasi Struktur Data.

1. Notasi Tipe Data

Notasi Tipe Data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna darisimbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut:

Notasi	Keterangan
X	Setiapkarakter
9	Angka Numeric
A	KarakterAphabet
Z	Angkanoltampilkansebagaispasikosong
.	Titiksebagaipenulisanribuan
,	Komasebagaipemecahpecahan
-	Hypensebagaitandapenghubung
/	Slash sebagaitandapembagi
V	Menunjukansuatuposisidesimal

2. Notasi Struktur Data

Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item data,sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan denganmenyebutkan nama dari item-item datanya. Juga masih diperlukan informasilainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanyabersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukkan informasi-informasitambahan ini di kamus data dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut :

No.	Simbol	Uraian
1.	=	Terbentukdari (IS COMPOSED) atauterdiridari (CONSIST OF) atausamadengan (IS EQUILVALEN OF) menefinisikanataudiuraikanmenjadi.
2.	+	Dan (AND)
3.	( )	Menunjukansuatuelemen yang bersifatpilihan (Optional).elemen-elemen yang bersifatpilihaninibisadikosongkanpadalayarmasukanataubisajugadenganmemuatspasiataunoluntuk field - field numeric padastuktur file.
4.	N[ ]M	Iterasi (Elemen data didalamkurung bracket beriterasimulai minimum N kali maksimum M kali).
5.	* atau **	Keterangansetelahtandainiadalahkomentar.
6.	@	Indentefier data store.
7.	Alias	Nama lain untuk data
8

Kamus Data Dokumen Masukan Formulir Permintaan Pesanan

Nama Arus Data         : Purchase Order

Alias                            : PO

Bentuk Data                : Cetakan Manual

Arus Data                    : Customer – proses 1.1

                                      Proses 1.1 – Arsip PO

Penjelasan                   : Untuk pemesanan/ penjualan barang

Periode                        : Setiap terjadi penjualan

Volume                        : Rata-rata perhari 10 pesanan

Struktur Data              : Header + Isi

Header                                    = No_PO + Tgl_PO + Nama_Customer +Alamat_Customer + Status _Kond_Brg

*Terdiri dari 9 digit*

TEKNIK PENGKODEAN

Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam computer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya.kode dapat berupa kumpulan angka,huruf dan karakter khusus.

1.      PETUNJUK PEMBUATAN KODE

-harus mudah diingat

Supaya kode mudah dingait, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan obyek  yang diwakili dengan kodenya. Misalnya QGX328 untuk mata kuliah system informasi akan dangat sulit di ingat. Kode yagn terlalu panjang sebaiknya di pecah menjadi bagian-bagian yang lebih pendek. Misalnya kode 033614625035 akan lebih mudah diingat bila di tulis 033-614-625-350.

-harus unik

Kode hasus unik masing masing item yang diwakilinya.unik berarti tidak ada kode yang kembar.

-harus fleksibel

Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.

-harus efisien

Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila di simpan di luar computer. Misalnya panjang dari kode cukup sepangjanng 4 digit saja dan tidak akan efisiensi dipergunakan kode yang lebih dari 4 digit.

-harus konsisten

Bagaimana mungkin, kode harus konsisten dengan kode yang telah di pergunakan. Misalnya perusaan hanya membeli barang dagang dari seseorang pemasok saja,maka dapat di pergunakan kode kode barang yang sudah dipergunakan oleh pemasok.

-harus distandarisasi

Kode harus standarisasi untuk seluruh tingkatan dan dpartemen dalam organisasi. Kode yang tidak setandar akan melibatkan kebingungan, salah pengertian dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut. Misalnya kode tanggal hasrus standar, yaitu tanggal,bulan dan tahun atau bulan,tanggal dan tahun.

-spasi dihindari

Sepasi didalam kode harus di hindari,karena dapat menyebabkan kesalahan didalam menggunakannya.

-hindari karakter yang mirip

Karakter-karakter yang hamper serupa bentuk dan bunyi penggucapaanya sebaiknya tidak dalam kode .misalnya huruf O,I,Z,S dan V dapat membingungkan dengan angka 0,1,2,5 dan huruf U.

-Panjang kode huruf sama

Masing masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama .misalnya panjang dari kode adalah 6 digit, maka kode 8210E sebaiknya ditulis 08210E

a.kode mnemonic

Kode mnemonic digunakan utuk tujuan supaya mudah di ingat .kode mnemonic di buat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang diwakili dengan kode ini.misalnya kode “P”utuk mewakili peria “W” utk mewakili wanita agar mudah di ingat.

b.kode urut

kode urut disebut jga dengan kode seri merupakan kode yang nilainya urut antar satukodedengan kode berikutnya.

Contoh

001 kas

002 piutang dagang

Kebalikannya:

1.      Sangat sederhana.

2.      Mudah diterapkan

3.      Kode dapat pendek tetapi unik

4.      Mudah di cari bila kode nya diketahui

5.      Cocok utk rekamam di file yg digunakan nmr recod relative,sehingga nmr recod dapat sama dengan kodenya,dengan demikian file tidak perlu diindeks.

6.      Baik untuk pengendalian, karna kode yang hilang dapat diketahui.

Kelemahannya:

1.penambahan kode hanya dapat ditambahkan pada akhir urutan dan tidak dapat disisipkan.

2.tidak mempunyai dasar logika tentang informasi item yg diwakilinya, kecuali hanya bedarsarkan saja.

3.tidak fleksibel bilaterjadiperubahan kode

C.kode blok

Kode blok mengklafikasikatentu ygm kedalam kelompok blok tertentu yg mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimu yg diharapkan.

Contoh rekening-rekening dalam buku besar dapat diberikan kode dengan mengklasifikasikannya kedalam kelompok rekening utama sebagai berikut:

Blok kelompok

1000-1999 aktiva lancer

2000-2999 aktiva tetap

3000-3499 hutang lancer

3500-3999 hutang jangka panjang

4000-4999 modal

5000-5999 pendapatan

6000-6499 harga pokok penjualan

6500-6999 biaya overhead pabrik

7000-7999 biaya pemasaran

8000-8999 biaya administrasi dan umum

9000-9999 pendapatan di luar usaha

Dari blok-blok kode utk masing”kelompok rekening utama,maka rekening-rekening aktiva lancer dapat mempunyai kode diantara 1000 sampai dengan 1999

Sebagai berikut:

1.nilai darikode mempunyai arti,yaitu masuk dalam blok yg sudah tertentu.

2.mudah diperluas

Kelemahannya:

1.      Anjang kde tergantung dari jumlah bloknya,akibanya kode menjadi cukup panjang.

2.      2kurang mudah diingat.

D.kode grup

Kode group merupakan kode berdasarkan field-field dan tiap-tiap field kode mempunyai arti.kalo anda mengamati buku-buku teks,maka akan terlihat suatu kode yg  disebut dengan ISBN

Petunjuk Pembuatan Kode

- Meringkas

- Menjaga kode tidak berubah

- Memastikan bahwa kode adalah unik

- Membiarkan kode dapat diurut

- Menghindari kode yang mirip

- Menjaga kode yang seragam

- Membolehkan modifikasi kode

- Membuat kode berarti

- Menggunakan kode